صنعت تولید نرم افزار، طی سال های اخیر با توجه به نیازهای متعدد در حوزه های مختلف، رشد قابل توجهی یافته است. یکی ازاین حوزه ها، انبار و انبارداری است. در گذشته، انبارداری به صورت دستی و توسط افراد مختلف درون انبار صورت می گرفت. این روش، نه تنها زمان بر بوده، بلکه احتمال بروز خطاهای متعدد، به ویژه در سیستم های بزرگ را نیز، افزایش می داد.
با افزایش حجم امور انبارداری، ضرورت استفاده از نرم افزارها برای تسهیل انجام این امور وتسریع درفرایندانجام آن ها، بیش از پیش احساس شد. ابتدا، تنها یک نرم افزار ساده که قابلیت سامان دهی اموررا داشته باشد، کافی به نظر می رسید، اما بارشد فنی مدیریت انبار، حضور سیستم های جامع تری لازم است که تمامی نیازهای انبار را پوشش داده و باگزارش دهی جامع، هیچگونه نگرانی از بابت وجود نواقص احتمالی، باقی نگذارد. بنابراین، باید در انتخاب یک نرم افزار کاربردی با توجه به نوع کسب و کار خود، دقت و حساسیت ویژه ای به خرج دهید. در این مقاله، ویژگی ها و کاربردهای لازم برای یک نرم افزار انبارداری جامع و کارآمدرا معرفی کرده وبه بررسی تمامی آن ها خواهیم پرداخت.
نرم افزار مدیریت انبار چیست؟
سیستم مدیریت انبار یا نرم افزار انبارداری، که به عنوان warehouse management system (WMS) نیز شناخته می شود، یک نرم افزار تخصصی است که رفت و آمدها و عملکرد روزانه انبار را نظارت و مدیریت می کند. سیستم مدیریت انبار، می تواند شامل وظایف مدیریتی، مجموعه قوانین چیدمان، مقررات ایمنی، ثبت حسابرسی ها، انبارگردانی ها و مواردی از این قبیل باشد. چنین سیستمی، به شرکت ها کمک می کند تا امورمربوطه را بهینه تر و با دقت بیشتری انجام دهند، در حالی که خطاهای انسانی را به حداقل رسانده و زمان انجام فرآیندها را نیزکاهش می دهد.
برای شرکت هایی با خطوط تولیدو کارمندان فراوان، که با وظایف مختلفی سروکار دارند، یک سیستم جامع مدیریت انبار (WMS) به عنوان پایه و اساسی برای فعالیت های کارآمد، ضروری خواهدبود. امروزه، نرم افزارهای انبارداری فراوانی وجود دارند که می توانند با هر کسب و کاری، جهت ساده سازی فرآیندها سازگار شوند. در ادامه، ویژگی های بارزو کاربردی این نرم افزارها را معرفی می کنیم، تا بهترین تصمیم گیری را درروند انتخاب و خرید آن ها داشته باشید.
ویژگی و کاربردهای نرم افزار انبارداری
دقت در شمارش موجودی
در فرآیند حسابرسی انبار یا انبارگردانی، ممکن است اختلافات فاجعه باری رخ دهد. بنابراین، ثبت به روز و مداوم ورود و خروج ها در طول روز، از اهمیت ویژه ای برخورداراست. جدیدترین نسخه های نرم افزار انبارداری، با دقت بالایی طراحی شده و شامل ویژگی هایی هستند که به شما اجازه می دهند فرایند شمارش را تنها با فشردن یک کلید یا اسکن بارکد خوان، به راحتی ودرسریع ترین زمان ممکن، انجام دهید. این سیستم، باید به فعالیت های چیدمان و دریافت اقلام متصل باشد تا تعداد دقیق محصولات حفظ شده و داده های به روزی از موجودی کالاها تهیه شود. اکثر سیستم های مدیریت انبار (WMS) شامل شمارش چرخه ای هستند که طی آن، محصولات به صورت روزانه و در طول سال شمارش می شوند تا صحت میزان موجودی ارزیابی شود. این ویژگی، برای مشاغلی که درآن ها محدودیت های بارگیری برای مشتریان وجوددارد، بسیار مفید خواهدبود.
بهبود خدمات مشتریان
یکی از اشتباهات رایج در مدیریت انبار، قطع ارتباط موثر میان بخش انبار و خدمات مشتریان است. این عدم هماهنگی، معمولاً منجر به سردرگمی و اتلاف زمان می شود. با استفاده از نرم افزار انبارداری مناسب، که قابلیت ثبت و پیگیری موارد مرتبط با خدمات مشتریان را داشته باشد، بخش انبار و خدمات مشتریان، می توانندبراموری مانند آماده سازی سفارشات، مراحل حمل و نقل، زمان تحویل آن هاوبازخوردهای مشتریان، به صورت لحظه ای نظارت کنند. این ویژگی، باعث به حداقل رساندن سردرگمی ها، خطاهای انسانی و مشکلات کلی در تأمین نیازهای مشتریان خواهدشد.
مدیریت موثر فرآیندهای انبار
سیستم مدیریت انبار، با ردیابی دقیق کالاها در سراسر این فضا، از سکوهای بارگیری گرفته تا مراحل حمل و نقل، به بهبود انجام این فرآیندها، کمک شایانی می کند. استفاده از فناوری های پیشرفته، به کارگران اجازه می دهد تا برهر یک از اقلام در هر مرحله از دریافت، جمع آوری و حمل، نظارت و کنترل دقیق داشته باشند که این قابلیت، باعث افزایش کارایی و دقت در انجام وظایف انبار خواهدشد.
یکپارچه سازی با سایر سیستم ها
نرم افزار انبارداری، باید قابلیت یکپارچه سازی با سایر سیستم های مدیریتی مانند سیستم های حسابداری، مدیریت تولید، مدیریت مشتریان (CRM) و سیستم های حمل و نقل را داشته باشد. این یکپارچه سازی، اطلاعات را به صورت همزمان و هماهنگ در تمامی بخش ها به اشتراک گذاشته و از دوباره‌کاری ها و خطاهای ناشی از عدم هماهنگی، جلوگیری می کند.
گزارش دهی و تحلیل داده ها
یکی از ویژگی های مهم یک نرم افزار انبارداری مناسب، قابلیت گزارش دهی و تحلیل داده‌های موجوداست. این قابلیت، به مدیران اجازه می دهد تا اطلاعات مربوط به موجودی، فروش، سفارشات و سایر شاخص های عملکردی را بررسی کرده و تصمیم گیری‌های بهتری در این خصوص داشته باشند. گزارش های جامع و دقیق، به مدیران کمک می کند تا روندهای مختلف را شناسایی کرده و استراتژی های مناسبی رابرای بهبود عملکرد انبار، انتخاب و اجرایی کنند.
قابلیت گسترش با رشد کسب وکار
یک نرم افزار انبارداری جامع، همراه با رشد کسب و کار، باید قابلیت گسترش نیز داشته باشد. این، به معنای انعطاف پذیری نرم افزار در مواجهه با تغییرات و توسعه های جدید است. در هنگام انتخاب نرم افزار انبارداری، اطمینان حاصل کنید که سیستم انتخابی شما، می تواند در صورت تغییر رویکردها و افزایش مقیاس کسب وکار، نیازهای شما را نیزبرآورده کرده و به پیشرفت شرکت بی انجامد.
ساده سازی فرایند صدور صورتحساب
یک سیستم مدیریت انبار کارآمد، می تواند به عنوان یک ابزار ارتباطی موثر عمل کرده و فرآیند صدور صورتحساب را ساده تر سازد. این نرم افزار، با ایجاد فاکتورها و ردیابی مقادیر و سفارشات، دربهبود فرآیند فروش و حسابداری نیز تاثیرقابل توجهی از خود به جای می گذارد. این ویژگی، به ویژه در زمان محاسبه مالیات و سایر چالش های حسابداری، بسیار مفیدخواهدبود. بنابراین، با استفاده از یک نرم افزار انبارداری مناسب، می توانید در وقت و هزینه های با ارزش خود صرفه جویی هنگفتی را رقم بزنید.
کنترل انبار
یکی از ابزارهای رایج در نرم افزارهای انبارداری، ویژگی کراس داکینگ (Cross-docking) است. این قابلیت، به شما اجازه می دهد کالاهایی که دریافت می کنید را مستقیماً به سفارشات موجود، هدایت کنید. باانجام این کار، اقلام براساس مقصدشان بسته بندی، مرتب سازی و برچسب گذاری شده و حتی پیش از ذخیره سازی در قفسه ها، مورد استفاده قرار می گیرند. استفاده از این روش، تاثیرقابل توجهی در بهینه سازی فرآیند انبارداری و کاهش زمان و هزینه ها خواهدداشت.